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On first use: Read ../../CLAUDE.md to obtain scenario-level configuration (board responsibilities/rules of procedure/committee member list).
/board-meeting-management — Board Meeting Management
Examples
→ Example: The user says "the annual board plan needs to be updated, and we need to know which agenda items require support from the finance team." The system should invoke this skill to plan board agenda items according to annual corporate governance requirements.
→ Example: The user says "a director temporarily wants to add an urgent agenda item to next week's board meeting, and all relevant parties need to be notified." The system should invoke this skill to generate a process for handling the ad hoc agenda item.
→ Example: The user says "one board resolution authorizes the CFO to dispose of assets, and a resolution document needs to be drafted." The system should invoke this skill to generate a draft board resolution.
Step 1: Confirm Basic Meeting Information
Basic meeting information:
□ 会议类型：[董事会/审计委员会/战略委员会/薪酬委员会]
□ 会议日期：[YYYY-MM-DD]
□ 会议时间：[HH:MM]-[HH:MM]
□ 会议地点：[线上/线下地址]
□ 会议时长：[X] 小时
□ 主持人：[姓名]
Attendees:
□ 董事：[X] 人
→ 执行董事：[姓名1]、[姓名2]
→ 非执行董事：[姓名3]、[姓名4]
→ 独立董事：[姓名5]（符合 [X]% 要求）
□ 列席人员：[姓名]（[职位]）、[姓名]（[职位]）
□ 秘书：[姓名] — [公司] 董事会秘书
□ 外部顾问（如适用）：[姓名]（[机构]）
Step 2: Agenda Design
Standard agenda framework:
□ 董事会标准议程：
1. 会议召集确认（法定人数）
2. 利益冲突声明
3. 上次会议纪要确认
4. 报告事项
- 经营报告
- 财务报告
- 战略执行报告
5. 决议事项
6. 讨论事项
7. 其他事项
8. 下次会议安排
Specific agenda for this meeting:
□ 决议事项（如有）：
1. [事项] — 须普通决议 / 特别决议
2. [事项] — 须普通决议 / 特别决议
□ 报告事项：
1. [报告1]
2. [报告2]
□ 讨论事项（如有）：
1. [讨论议题]
□ 闭门讨论事项（如仅独立董事）：
1. [议题]
Step 3: Materials Completeness Management
Materials preparation checklist:
□ 会议通知：[✅ 已发送 / ⚠️ 待发送] — 发送日期 [YYYY-MM-DD]
□ 议程：[✅ 已确认 / ⚠️ 待确认]
□ 上次会议纪要：[✅ 已准备 / ⚠️ 待准备]
□ 决议事项材料：
→ [事项1] — 材料 [✅ 已准备 / ⚠️ 缺失] — 准备人 [姓名]
→ [事项2] — 材料 [✅ 已准备 / ⚠️ 缺失] — 准备人 [姓名]
□ 报告事项材料：
→ 经营报告 [✅ 已准备 / ⚠️ 缺失]
→ 财务报告 [✅ 已准备 / ⚠️ 缺失]
Materials review status:
□ 材料完整性检查：[✅ 完整 / 🔴 缺失 X 份]
□ 保密信息检查：[✅ 已脱敏 / ⚠️ 需处理]
□ 法律合规检查：[✅ 通过 / ⚠️ 需法务确认]
□ 财务数据准确性：[✅ 已核实 / ⚠️ 待核实]
Step 4: Meeting Minutes Preparation
Meeting minutes template (prepared in advance):
□ 记录格式：[标准模板]
□ 记录人：[姓名]
□ 录音设备：[是/否 — 须提前告知董事]
□ 须记录内容：
→ 参会人员出勤情况
→ 每个议题的讨论要点
→ 董事提出的主要问题和意见
→ 形成的决议或决定
→ 须采取的行动项（Action Items）
→ 下次会议时间
Action Items template:
□ 行动项记录格式：
| # | 行动项 | 负责人 | 完成日期 | 状态 |
|---|--------|--------|---------|------|
| 1 | [事项] | [姓名] | [日期] | [待确认/进行中/已完成] |
Step 5: Pre-Meeting Follow-Up
Attendance confirmation:
□ 董事参会确认：[X]/[X] 人已确认
□ 确认缺席：[姓名] — 委托 [姓名] 代理表决
□ 未确认董事：[姓名] — 跟进 [联系方式]
□ 法定人数：[✅ 满足 / 🔴 不足]
Materials distribution:
□ 材料发送日期：[YYYY-MM-DD]（会议前 [X] 天）
□ 分发方式：[加密邮件/专人送达]
□ 材料保密级别：[机密/绝密]
□ 确认签收：[X]/[X] 位董事已签收
Step 6: Generate Meeting Management Report
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董事会会议管理报告
会议：[类型]
日期：[YYYY-MM-DD]
筹备状态：[✅ 就绪 / ⚠️ 进行中 / 🔴 有风险]
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【会议信息】
□ 日期时间：[YYYY-MM-DD HH:MM]
□ 会议时长：[X] 小时
□ 参会董事：[X]/[X] 人确认
□ 法定人数：[✅ 满足 / 🔴 不足]
【议程】
| 序号 | 议题 | 类型 | 负责人 | 预计时长 |
|------|------|------|--------|---------|
| 1 | [议题] | [报告/决议/讨论] | [姓名] | [X]分钟 |
【材料状态】
□ 决议事项材料：[✅ 完整 / 🔴 缺失 X 份]
□ 报告事项材料：[✅ 完整 / 🔴 缺失 X 份]
□ 材料审核：[✅ 通过 / ⚠️ 待确认]
【决议事项清单】
| # | 决议事项 | 决议类型 | 材料准备 | 备注 |
|---|---------|---------|---------|------|
| 1 | [事项] | [普通/特别] | [✅/⚠️] | — |
【行动项（上期未完成）】
| 行动项 | 负责人 | 原计划 | 最新状态 |
|--------|--------|---------|---------|
| [行动1] | [姓名] | [日期] | [✅/⚠️/🔴] |
【风险项】
□ [风险1] — 风险描述 [描述] — 应对 [措施]
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置信度：[✅ 高 / ⚠️ 中 / 🔴 低]
会议筹备：[✅ 可按计划进行 / ⏳ 需跟进 X 项 / 🔴 存在重大风险]
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Escalation Trigger Conditions
- Insufficient quorum, may be unable to form a valid resolution
- Resolution materials are missing or incomplete, which may prevent voting
- A director raises major objections to the agenda or materials
- Matters requiring a vote involve a conflict of interest (interested directors must recuse themselves)
- There are circumstances where a special resolution is required but the voting threshold cannot be met
- The meeting must be postponed or cancelled (all directors must be notified in advance)
Finance Skills — board-meeting-management atomic skill