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synthesis-absence-coordination

办公与效率

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更新于 10-22 16:14

技能介绍

用途

本技能用于端到端协调一次缺席——休假、会议出行、探亲、病假——以一位优秀幕僚长的方式处理。其核心观点是:缺席是一次交接,而不是一则公告。大多数“不在办公室”工具只回答“此人是否离开”,但人们真正关心的是:谁代为决策、什么可以等待、真正紧急时能否联系到本人。缺失这些内容的缺席通知不会消除阻塞,只会把阻塞从你的日历转移到别人的收件箱。

主要能力

  • 通知顺序管理:先写给负责人(principals),抄送其助理(exec_assistants),一封邮件同时覆盖两类受众,消除排序错误。
  • 硬性门禁:未通知负责人前不得群发;未完成所有日历冲突检查前不得发送;必须有覆盖声明;负责人层级消息永不自动发送(draft_only);修订只更新已有记录,不重复发布。
  • 必需内容:面向工作层级的每条通知都必须包含覆盖(coverage)与可达性(reachability)。覆盖需按决策类别指定具体负责人,明确哪些事项等待、哪些不能等待;可达性需说明渠道、频率与升级路径。
  • 收件人层级:principals、exec_assistants、direct_reports、peers_stakeholders、team_group、family、co_parenting、personal_continuity、external_counterparts,各层级有不同内容策略。
  • 按层级披露:商务出行通常披露日期与城市,个人缺席通常仅披露日期;内容策略在配置中编码,避免临时判断出错。
  • 个人连续性层级:处理旅行对日常个人承诺的干扰(如教练、治疗师、家教、护理者),提供时区、住宿与本地设施信息,并为每日承诺提出可行时段建议。
  • 缺席类型:vacation、conference、family_visit、quiet,各有提前期与触发规则。
  • 双触发机制:notify_on_commit 在承诺确定时立即通知小范围人群;lead_time_days 按计划进行完整公告。
  • quiet 类型:用于医疗、家庭紧急情况、面试、丧亲等,visibility: minimal 抑制群发与广泛公告,但覆盖仍然适用。
  • 工作流:预检(扫描所有日历、枚举重复会议、解决覆盖与可达性、确定目的地时区)→ 日历 → 通知 → 物流(出行类型)→ 设置自动回复 → 返回交接。
  • 台账:每次通知写入一行记录(层级、收件人、渠道、内容策略、状态、时间戳、absence_id),使系统幂等且可审计。

使用方式

所有具体信息(姓名、地址、层级、渠道、提前期、群组 ID)存放在私有配置中,技能在加载时读取:

~/.synthesis/absence-coordination/config.yaml

完整 schema 见 references/config-schema.md,起点见 example-config.yaml,各层级草稿骨架见 references/message-templates.md,十五分钟采用路径见 references/quickstart.md。校验命令:

python3 validate_config.py ~/.synthesis/absence-coordination/config.yaml

若配置缺失,应停止并说明。不得硬编码属于配置的姓名、地址或渠道。若同时安装了 synthesis-chief-of-staff,本技能读取其偏好文件以获取日历账户、助理关系与旅行披露规则;若两文件定义同一事实,以 chief-of-staff 配置为准。

适用场景

适用于需要谨慎处理缺席通知与交接的个人或团队,尤其是涉及多层级通知、跨时区出行、个人日常承诺协调、以及需要保密处理的缺席场景。

限制

  • 覆盖声明必须由拥有组织上下文的人提供(coverage.source: external),技能不会自行编造谁代为决策。
  • 负责人层级消息永不自动发送,仅生成草稿由人工发送。
  • 设施研究必须注明来源与日期,不得仅凭营销页面声称设施已确认。
  • 不得使用分发别名,必须使用配置中的显式收件人。
  • 具体配置内容、价格、平台支持等信息暂未提供。