SuperAPI AI 工具集

inventory-stock-reconciliation

办公与效率

查看项目

更新于 10-26 02:46

技能介绍

用途

库存盘点与对账(Inventory / Stock Reconciliation)用于把实物盘点数量与账面数量进行比对,调查两者之间的差异,并记录经过授权的调整。它面向的是“盘点—比对—调查—审批—调整—归档”这一完整流程,而不是单纯的库存估值或采购销售记账。

该技能会先判断企业当前真正需要的最小可用对账结构,然后只在用户明确要求时才实际构建。默认输出是一段简短建议,而不是电子表格。CSV、SQL DDL、JSON Schema、Notion 映射等产物按需生成,并且都来自同一份字段清单,以保证彼此不会出现偏差。

主要能力

  • 识别用户意图:新建结构、捕获现有流程、审查现有做法,或仅提供建议。
  • 只询问缺失信息,一次只问一个问题,不批量提问;已回答的内容不再重复询问。
  • 记录未知值为 Unknown,且明确 Unknown 不等于 0。
  • 推荐最小可用的对账工作流:盘点计划 → 清点物品 → 与账面比对 → 调查差异 → 授权调整 → 登记调整 → 归档对账。
  • 按需生成空模板:CSV 表头、SQL DDL、JSON Schema、Notion 属性映射。
  • 内置控制规则:没有具名审批人不得登记调整;差异没有调查原因则保持未解决;记录在必需检查未通过时不得标记为 Done。

使用方式

用户提出需求后,技能先判断意图。若用户说“set up”“build”“create”,则进入新建结构流程;若用户描述“我们的流程是……”“它在表格里”,则先捕获现有流程;若用户问“这样对吗”“review”“audit”,则只做检查而不重建;若用户问“how do I……”,则直接给建议,必要时再提供构建选项。

随后技能只询问会改变建议或产物的缺失问题。对于新建场景,通常第一个问题是:持有多少种物品,上次实物盘点是什么时候?两个部分独立处理,只回答一个就只记录一个。

在用户明确要求后,技能才根据已确认的上下文生成产物。CSV 默认只有表头行,没有示例数据行;SQL 只有 DDL,没有 INSERT;JSON Schema 没有示例值。只有在用户明确要求时,才添加一行清楚标注为“示意”的占位行,并且绝不能让它看起来像真实盘点记录。

若用户选择 Notion 输出,该步骤交由 notion-manual-import 处理,由它负责 CSV、属性映射、导入步骤和验证清单。手动 CSV 和映射输出不需要连接。对于请求的工作区变更,需先验证实际工具访问权限和目标,用户口头说“已连接”不构成工具证据。绝不索要 Notion 密码或令牌。

适用场景

  • 实物盘点
  • 库存差异调查
  • 库存调整登记
  • 库存损耗跟踪
  • 循环盘点表
  • 用户描述同一流程发生在电子表格、纸质记录或某人收件箱中的情况

限制

该技能不适用于采购或销售记账、库存估值方法设计、再订货点设计,也不提供法律或税务建议。它只生成空模板,从不持有或处理真实的员工、客户或库存移动数据。

盘点、复核和审批是三个独立角色:Counted By、Verified By 和 Approved By 回答三个不同问题,绝不互相推断。审批调整的经理不自动是复核人,复核人也不自动是盘点人。如果企业确实把其中两个角色合并为一项工作,必须明确说明,而不能默认假设。

没有调查原因的差异保持未解决状态。没有具名审批人不得登记调整。差异没有记录原因时,记录不能达到 Done。缺失的答案保持空白或 Unknown,绝不用看似合理的数字填充,也绝不用 0 填充。绝不编造姓名、日期、数量、价格、地点、审批、差异原因或交易参考号来填补空缺。

金额口径方面:Unit Rate 是企业记录所用的费率,Variance Value 是同一行按该费率计算的差异价值。需说明币种和单位成本所需精度;每张表保持单一币种,或增加明确的币种字段。需说明数字是按记录值还是按成本层舍入,并且只在最后舍入一次。算术关系为:Variance Quantity = Physical Quantity - Book Quantity,Variance Value = Variance Quantity × Unit Rate;不满足该关系的行保持原样并标记待审查,绝不静默修正以强行配平。该模块从不声明借方或贷方,因为移动落在哪一侧取决于软件实现。

所有四个产物都来自同一份规范字段清单,名称和顺序完全一致。