用途：起草或修订提案附函或提交函，向评审方确认承接事项、报价有效期、提交意图与授权信息。应在确定提案方档案和适用采购背景后加载；与附函或提交单无关的任务不适用。
所需输入：招标条款（ToR）、RFP、公告或提交通知；选定的提案方档案及签名信息；客户特定差异点、过往项目证据和有效期要求。缺少必需输入时使用可见占位符，不得签署或编造。
工作流：阅读任务材料，明确附函要向评审方传递的信号；加载提案方档案与相关采购框架；识别评审方首要关注点（契合度、可信度、价值、风险、合规或价格信心）；按结构撰写客户专属信函而非通用模板；与提案其余部分核对语气、事实与承诺一致；核实签署人、有效期声明与提交单要求。
质量与语气：具体、礼貌、面向评审方；除招标格式另有要求外，使用英式英语与东非职业语气；一页以内；避免可套用于任何客户的模板化开头；引用具体挑战而非泛泛行业描述；量化过往成果。
禁止事项：强制性输入未解决时不得放行；不得与提案方档案、提案正文或采购说明矛盾；不得遗漏有效期、附件或签署人信息；不得编造授权或签名；不得新增承诺。
输出：附函及可选的提交单，消费者为评审方与签署人；接受条件为正确写明采购、提案方、附件、有效期、授权与承诺。另产出附函事实核查清单，确保每个名称、编号、日期、附件与承诺均可溯源。
权限边界：仅阅读与起草，须经明确授权方可签署、发送、提交或代表授权。降级模式：招标文件包或签署人信息缺失时，提供标注草稿与缺失输入登记表，不得推断有效期或授权。