用途
外贸询盘回复(Inquiry Reply)面向出口销售团队,用于处理来自阿里巴巴国际站、Made-in-China、展会以及自有网站的客户询盘。这些询盘质量参差不齐,既有带明确规格的认真买家,也有同行发来的一句“price?”。该技能的作用是阅读询盘、判断其质量,并写出一封既回答买家所问、又能筛选买家并推动进入报价环节的回复邮件——对买家使用英文,对团队使用中文。
主要能力
该技能会输出以下结构:
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询盘分析:以表格形式给出维度、判断和依据,包括询盘质量(具体或笼统)、可能的买家类型(进口商、分销商、零售商、终端用户、采购代理,或可能是套价的同行)、紧急程度、风险信号(如大公司名称却用免费邮箱、不切实际的采购量、要求付费或点击链接),并给出优先级:高、中、低。
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回复邮件(英文):主题行重复买家的产品并加入一个具体要点;开头在前两行直接回答对方问题;给出两到三条相关事实(如认证、产能、服务过的类似市场),而非公司历史;提出三个资格确认问题(数量、目标价或市场、所需认证、交货港和时间);给出明确的下一步(样品、通话,或在问题答复后提供正式报价);签名包含姓名、职位,以及使用的 WhatsApp 或微信。篇幅约120至180词,使用简洁商务英语,已知姓名时不使用“Dear Sir/Madam”。
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中文对照:同一封邮件的中文版本,供销售经理核对。
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价格策略建议:是否现在给出价格区间还是等待答复、如何锚定(数量阶梯、Incoterm 选择),以及首次回复中不应让步的内容。
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跟进节奏:以表格形式给出天数、内容和渠道,例如第3天、第7天、第14天,每次跟进都加入新内容(照片、案例、库存更新),而不是只说“just following up”。
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合规提醒(需核实):对目的地国家、最终用途或产品类别中需要在报价前进行制裁或出口管制核查的事项进行标记,并提醒独立核实买家公司。
使用方式
需要提供以下输入;若未提供,技能会要求补充,或进行推断并标注该假设:
- 询盘:全文、平台或渠道、买家姓名、公司、国家、邮箱域名
- 产品:型号、规格、认证(CE、FCC、RoHS 等)、MOQ、交期、产能
- 价格立场:指示性价格区间和 Incoterm,或“暂不报价”
- 公司事实:工厂或贸易公司、年限、主要市场、样品政策
- 历史记录:首次联系还是跟进、之前的回复
回复邮件默认使用英文,除非买家使用其他语言;同时提供中文对照,分析部分使用简体中文。正式报价单应使用 cn-trade-quotation。
适用场景
- 阿里国际站收到询盘,客户在德国,询问 LED 灯带价格和 MOQ
- 客户只发了一句“please send price list”,希望获取更多信息
- 撰写英文邮件跟进两周未回复的美国客户
- 判断某个询盘是否像同行套价
- 用英文回复出口询盘并附中文版本
限制
出口管制、制裁和目的地限制由公司合规流程核查;该技能仅做标记,不做放行判断。质量检查要求包括:回复在前两行回答买家问题、至少提出三个资格确认问题、邮件约180词以内且针对该询盘、评估风险信号和买家类型、中文版本与英文一致、在相关处提出合规标记并注明需确认。应避免的反模式包括:公司宣传册式回复、立即报最低价、复制粘贴回复、只说“just following up”、忽视风险信号。