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Invoice Organizer

Invoice Organizer 是一个用于整理发票、收据和财务文档的技能，可将杂乱的文件夹转化为整洁、适合报税的文件系统，减少手动整理工作。

适用场景

准备报税季并需要整理好的记录

跨多个供应商管理企业费用

整理来自杂乱文件夹或邮件下载的收据

为持续的记账工作设置自动发票归档

按年份或类别归档财务记录

为报销核对费用

为会计准备文档

主要能力

读取发票内容：从 PDF、图片和文档中提取信息，包括供应商/公司名称、发票编号、日期、金额、产品或服务描述、支付方式。

统一重命名文件：生成标准化文件名，格式为 YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - ProductOrService.pdf，例如 2024-03-15 Adobe - Invoice - Creative Cloud.pdf。

按类别组织：将文件整理到逻辑文件夹中，可按供应商、费用类别（软件、办公、差旅等）、时间周期（年、季度、月）或税务类别（可抵扣、个人等）分类。

处理多种格式：支持 PDF 发票、扫描收据（JPG、PNG）、邮件附件、截图、银行对账单。

保留原始文件：在整理副本的同时保留原始文件。

使用方式

基本用法

先进入杂乱的发票文件夹：

cd ~/Desktop/receipts-to-sort

然后在 Claude Code 中提出请求：

Organize these invoices for taxes

或更具体地：

Read all invoices in this folder, rename them to "YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - Product.pdf" format, and organize them by vendor

高级组织

Organize these invoices:

Extract date, vendor, and description from each file
Rename to standard format
Sort into folders by expense category (Software, Office, Travel, etc.)
Create a CSV spreadsheet with all invoice details for my accountant

处理指令

当用户请求整理发票时，技能会执行以下流程：

扫描文件夹：使用 find 命令查找 PDF、JPG、PNG 等发票相关文件，并报告文件总数、文件类型、日期范围（如果可从名称判断）以及当前组织情况。

从每个文件提取信息：对 PDF 发票进行文本提取，查找常见模式如 "Invoice Date:"、"Date:"、"Issued:"、"Invoice #:"、"Invoice Number:"、公司名称、"Amount Due:"、"Total:"、"Amount:"、"Description:"、"Service:"、"Product:"。对图片收据读取可见文本，识别供应商名称、日期和总金额。对不清晰的文件，使用文件名线索、文件创建/修改日期，并在关键信息缺失时标记人工复核。

确定组织策略：如果用户未指定，会询问偏好，例如按供应商、按类别、按日期、按税务类别或自定义，也可以使用默认结构 Year/Category/Vendor。

创建标准化文件名：遵循 YYYY-MM-DD Vendor - Invoice - Description.ext 模式，去除特殊字符（连字符除外），正确大写供应商名称，保持描述简洁有意义，使用一致的 YYYY-MM-DD 日期格式，保留原始文件扩展名。

执行整理：在移动文件前展示整理计划，包括拟议结构、示例变更和处理文件数量，等待用户确认。之后创建文件夹结构，并通过复制（而非移动）保留原始文件，除非用户更希望移动。

生成摘要报告：创建 CSV 文件，包含 Date、Vendor、Invoice Number、Description、Amount、Category、File Path 等字段，便于导入会计软件、与会计共享、费用跟踪和报税准备。

提供完成摘要：报告处理数量、日期范围、总金额（如已提取）、供应商数量、新结构、创建的文件、需要复核的文件以及后续步骤。

常见组织模式

按供应商（简单）：Invoices/Adobe、Invoices/Amazon 等。

按年份和类别（适合报税）：Invoices/2023/Software、Invoices/2023/Hardware、Invoices/2024 等。

按季度（详细跟踪）：Invoices/2024/Q1/Software、Invoices/2024/Q1/Office 等。

按税务类别（适合会计）：Invoices/Deductible/Software、Invoices/Partially-Deductible/Meals-Travel、Invoices/Personal 等。

自动化设置

如需持续整理，可创建脚本监视 ~/Downloads/invoices 文件夹，并按照标准命名和文件夹结构自动整理新到的发票文件。

实用建议

先用 Preview 或类似工具将邮件发票保存为 PDF

将所有发票保存到一个文件夹以便批量处理

按月整理而不是按年整理

在重新组织前保留原始文件备份

在 CSV 中包含金额，便于预算跟踪

标注哪些费用可抵税

收据保留 7 年（标准审计期）

特殊处理情况

信息缺失：如果无法提取日期/供应商，标记人工复核，使用文件修改日期作为回退，创建 "Needs-Review/" 文件夹。

重复发票：比较文件哈希，保留质量最高的版本，并在摘要中记录重复项。

多页发票：如有需要合并 PDF，对部分使用一致命名，并在 CSV 中注明发票是否拆分。

非标准格式：尽可能提取信息，标准化可处理的部分，关键信息缺失时标记复核。

技能介绍