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办公与效率

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更新于 10-16 08:37

技能介绍

用途:将一周的源材料整理成一封收件人可一眼看懂的简洁周报邮件。该技能只准备草稿,不会发送消息,也不会修改源表,除非用户明确要求且所需工具与权限可用。

开始前需确认:收件人或受众;报告周期及项目、账户或工作流;要使用的源表、报告、笔记、指标或沟通记录;是否需要先准备或刷新源表或明细报告;所需语气、发送渠道和截止时间。不得从项目名称推断机密事实。若缺少源材料,应明确指出缺什么,并仅在清楚标注假设的前提下继续。未经授权不得包含私密信息。

工作流:如被要求,先准备或刷新源表或报告,核对计数、名称、日期和状态后再起草;除非用户明确要求,否则邮件中不链接该表。收集已提供或明确授权的源材料,保留简短来源清单并记录日期。提取适用类别:已完成事项及名称、即将进行事项及数量、已排期或待处理工作、决策、阻碍和后续步骤。区分事实与解读,出现矛盾时展示冲突并请求确认。起草时关键数字前置;已完成事项可列名称,除非用户要求更多细节;即将进行或待处理事项以数量呈现,避免名称或排期细节造成噪音。渠道支持 HTML 时,将明细放入内联 HTML 表格,使用浅灰表头、1px 边框、13px 表格文字,列可含团队、日期、状态、结果。正文保持简短,不额外添加交付物、待标记事项或排期行动号召,除非用户要求。主题行使用纯 ASCII,避免破折号、弯引号等 Unicode 标点。结尾附复核清单:待确认事实、缺失负责人或日期、收件人敏感内容、源表是否准确最新。

质量要求:关键数字先于背景;已完成、即将进行、待处理数量与已核实来源一致;读者无需打开其他文档即可知道变化与后续;内联表格为有效 HTML 且桌面与移动端可读;主题使用纯 ASCII 标点;私密信息仅在用户授权给目标受众时包含。

输出模式:用户要计划时,返回源检查与拟议邮件结构,不假装已发送;要草稿时,返回主题、HTML 正文和简短事实核查清单;要发送且邮件工具支持 HTML 时,使用其 HTML 内容模式,并在发送前确认最终受众、渠道和内容。