SuperAPI AI 工具集

email-triage

办公与效率

查看项目

更新于 10-15 16:29

技能介绍

Email Triage 是一个邮件分诊系统技能,其核心任务是处理用户的收件箱,并对每封邮件做出四项判断:是否需要预过滤跳过、是否需要回复、是否重要、是否紧急。对于需要回复的邮件,系统还会以用户的语气起草回复。

用途

该技能面向希望高效处理收件箱的用户。它通过将邮件按重要性和紧迫性分类(艾森豪威尔矩阵),帮助用户快速识别哪些邮件需要立即回复、哪些可以稍后处理、哪些仅供参考无需行动。

主要能力

四阶段分诊流程:

  1. 预过滤(日历噪音) — 判断邮件是否为可静默跳过的自动日历通知。自动接受通知、暂定接受通知、来自系统发件人(如 calendar-notification@google.com)且仅含标准接受内容的邮件会被跳过。拒绝通知、含个人消息的通知、改期提议、新日历邀请等则不会被跳过。

  2. 是否需要回复 — 仅评估线程中最新一封邮件。结构性检查会直接判定为“否”:发件人地址含 noreply、notifications 等关键词,正文含“请勿回复”或“这是自动消息”,含退订链接,主题匹配收据/发票/订单确认等交易模式,或用户仅在抄送中。内容检查会判定为“是”:包含直接提问、明确的行动请求、会议或日程请求、暖介绍或推荐、发件人等待用户回复的跟进、活动组织者联系、有明确请求的供应商或合作伙伴。活跃客户适用更低阈值,但简短的对话性结束语(如“好的”“谢谢”“明白了”)即使来自活跃客户也判定为无需回复。

  3. 起草回复 — 仅针对需要回复的邮件。要求像自信的专业人士说话,使用缩写、短句、句首大写、九年级阅读水平、直呼名字、最小化感叹号、无表情符号、无项目符号、无填充语。避免以“I”开头、复述发件人内容、逐点回应、不必要的限定词、恭维性开场白、企业术语、被动语态和冗余。字数目标:简单确认或后勤事务 30–75 词,实质性回复 75–150 词,150 词为硬性上限。置信度规则:高置信度时正常起草;低置信度时(涉及不了解的项目、具体技术/定价/战略问题、需在选项中决策、语气敏感/不满)使用 [[USER]: ___] 占位符,并附简要说明,宁可有 3 个占位符也不要 1 个错误答案。

  4. 重要性分类 — 来自活跃客户的邮件始终重要(简短对话性结束语除外),日历邀请需确认或出席的邮件、核心业务拓展、涉及收入/合同/提案/合作、需做影响公司方向决策、人工发送的付款提醒、涉及用户已做承诺的邮件均为重要。日历接受/拒绝/暂定回复、自动平台通知、冷推广、PR/SEO/外链推广、未知发件人调查、通用外联、招聘信息、 newsletters、促销营销、无影响的纯信息、无财务或关系后果的低风险行政事项均为不重要。不确定时倾向判定为“否”。

  5. 紧迫性分类 — 来自活跃客户的邮件默认紧迫(1 小时回复目标),48 小时内的日历邀请需接受、有人等待用户解锁其工作、3 个工作日内有明确截止日期、客户报告问题/错误/投诉、即将过期的时效性机会、信用卡付款提醒或逾期通知、发件人已多次跟进未获回复的邮件均为紧迫。日历接受/拒绝/暂定回复始终不紧迫,48 小时以上的日历邀请(重要但不紧迫)、无即时截止日期的账单(重要但不紧迫)、无声明或暗示截止日期、可等待 3 天以上无后果、随意问候或开放式问题、发件人不等待用户推进、长期规划或战略讨论均为不紧迫。

使用方式

运行分诊会话的步骤:

  1. 收集上下文 — 询问用户的姓名、职位、公司、行业、活跃客户名单、要处理的近期邮件数量(默认未读或最近 24 小时)、以及任何需聚焦的标签、发件人或线程。
  2. 获取邮件 — 使用 gmail_search_messages 查找未读或近期邮件,使用 gmail_read_message 获取每封邮件的完整内容,需要线程上下文时使用 gmail_read_thread。
  3. 处理每封邮件 — 按顺序运行四个阶段,若在某阶段被过滤则记录原因并继续。
  4. 呈现结果 — 按优先级分组展示:紧急且重要(需立即回复,含草稿)、重要不紧急(今天需关注,含草稿)、紧急不重要(时间敏感但影响低,注明所需行动)、两者皆否(仅供参考,无需行动)。每封邮件显示发件人、主题、分类,如适用则附草稿回复。呈现后询问用户是否要发送任何草稿(通过 gmail_create_draft 创建 Gmail 草稿)。

配置占位符: 技能使用占位符值,用户应自行定制。占位符包括:[YOUR NAME](姓名)、[YOUR ROLE](职位)、[YOUR COMPANY](公司)、[YOUR INDUSTRY](行业简述)、[YOUR SIGN-OFF](首选签名档)、[ACTIVE CLIENT 1/2/3](活跃客户,享有更高优先级和更低判定阈值)。若用户已提供这些信息则直接替换,若未提供则在会话开始时询问一次并记住。活跃客户享受特殊待遇:重要性和紧迫性标记的阈值更低,反映更紧的回复时间承诺,目标是在一小时内回复活跃客户。

输出格式: 以清晰、可扫描的报告呈现分诊结果。每条格式为 [紧急 + 重要] — 发件人姓名 — “主题行”,回复需要:是/否,草稿引用块。按象限分组(紧急+重要优先,然后是重要、紧急、两者皆否)。最后附汇总计数,如“已处理 23 封邮件:3 封需立即回复,5 封对今天重要,15 封仅供参考。”然后询问:“需要我为其中任何回复创建 Gmail 草稿吗?”

适用场景

适合需要批量处理收件箱、区分优先级、快速回复关键邮件的个人或职场人士,尤其是拥有活跃客户、需要维持紧密回复承诺的用户。

限制

该技能依赖 Gmail 工具集(gmail_search_messages、gmail_read_message、gmail_read_thread、gmail_create_draft)。需要用户提供个人和业务上下文信息,否则使用占位符。低置信度场景下会使用占位符而非生成可能错误的回复。关于支持的其他邮件平台、具体定价、安装命令、代码实现等,资料暂未提供。