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On first use: Read ../../CLAUDE.md to obtain scenario-level configuration (confidentiality level definitions/distribution channels/receipt requirements).
/board-material-distribution — Board Material Distribution
Examples
→ Example: The user says "Board materials need to be sent to directors 5 working days before the meeting, and material completeness needs to be checked." The system should invoke this skill and execute the pre-distribution completeness check checklist.
→ Example: The user says "A director temporarily requested adding a topic to the Board Deck, and it needs to be reformatted." The system should invoke this skill, update the Board Deck, and regenerate the version.
→ Example: The user says "After this Board Meeting, the meeting minutes and resolutions need to be sent to the relevant responsible persons." The system should invoke this skill and generate a post-meeting material distribution checklist.
Step 1: Material Completeness Confirmation
Material checklist verification:
□ 须分发的 Board Deck：[✅ 已完成 / ⚠️ 制作中]
□ 其他须分发材料：
| 材料名称 | 份数 | 格式 | 状态 | 备注 |
|---------|------|------|------|------|
| 会议议程 | [X] | [电子/纸质] | [✅/⚠️] | — |
| 上次会议纪要 | [X] | [电子/纸质] | [✅/⚠️] | 须签字 |
| 财务报告 | [X] | [电子/纸质] | [✅/⚠️] | 保密 |
| 决议事项材料 | [X] | [电子/纸质] | [✅/⚠️] | — |
| 外部审计报告 | [X] | [电子/纸质] | [✅/⚠️] | 绝密 |
□ 材料完整性：[✅ 完整 / 🔴 缺失 X 份]
□ 最终版确认：[✅ 已确认 / ⚠️ 待 [姓名] 确认]
Step 2: Distribution Version Control
Version record:
□ 当前分发版本：v[X]
□ 文档数量：[X] 份 / [X] 页
□ 分发时间戳：[YYYY-MM-DD HH:MM]
□ 分发人：[姓名]
□ 版本变更记录：
| 版本 | 日期 | 变更内容 | 变更人 |
|------|------|---------|--------|
| v1.0 | [日期] | 初版 | [姓名] |
| v1.1 | [日期] | [修改内容] | [姓名] |
Changed material tracking:
□ 是否有更新材料须重新分发：[是/否]
→ 更新内容：[描述]
→ 原收件人：[列表]
→ 重新分发日期：[YYYY-MM-DD]
Step 3: Distribution Execution
Electronic distribution (if applicable):
□ 分发方式：加密邮件 / 董秘平台 / 保密邮件系统
□ 加密方式：[PGP/密码保护/平台加密]
□ 密码通知方式：[短信/电话/单独邮件]
□ 收件人列表：
| 董事 | 邮箱 | 材料类型 | 发送时间 | 签收状态 |
|------|------|---------|---------|---------|
| [董事A] | [邮件] | [全套/精简] | [时间] | [✅/⚠️] |
| [董事B] | [邮件] | [全套/精简] | [时间] | [✅/⚠️] |
Paper distribution (if applicable):
□ 分发方式：[快递/专人送达]
□ 快递公司：[名称]
□ 快递单号：[单号]
□ 纸质材料清单：
→ Board Deck：[X] 份
→ 财务报告：[X] 份（保密）
→ 决议事项材料：[X] 份
□ 签收记录：
| 董事 | 送达地址 | 签收时间 | 签收人 |
|------|---------|---------|--------|
| [董事A] | [地址] | [时间] | [签名] |
Step 4: Receipt Confirmation Tracking
Receipt status tracking table:
□ 应分发董事：[X] 人
□ 已确认签收：[X] 人
□ 未签收：[X] 人 — 跟进中
| 董事 | 分发方式 | 分发时间 | 签收时间 | 状态 |
|------|---------|---------|---------|------|
| [董事A] | [电子/纸质] | [时间] | [时间] | ✅ |
| [董事B] | [电子/纸质] | [时间] | — | ⚠️ |
□ 未签收跟进：
→ 跟进时间：[YYYY-MM-DD HH:MM]
→ 跟进方式：[电话/短信/邮件]
→ 未签收原因：[原因]
→ 预计签收：[时间]
Step 5: Archiving Management
Material archiving:
□ 最终版材料归档位置：[文件路径/档案编号]
□ 归档时间：[YYYY-MM-DD]
□ 归档人：[姓名]
□ 归档材料清单：
→ 完整 Board Deck（盖章版）
→ 会议议程（最终版）
→ 签收记录（扫描件）
→ 版本变更说明
□ 保存期限：[X] 年（符合公司档案管理要求）
Distribution record archiving:
□ 分发记录存档位置：[文件路径]
□ 存档内容包括：
→ 分发清单（含时间戳）
→ 签收确认记录
→ 材料版本说明
→ 通讯记录（如有）
Step 6: Generate Material Distribution Report
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Board 材料分发报告
会议：[类型]
会议日期：[YYYY-MM-DD]
分发日期：[YYYY-MM-DD]
═══════════════════════════════════════
【材料概览】
□ 材料总数：[X] 份 / [X] 页
□ 版本：v[X]
□ 材料完整性：[✅ 完整 / 🔴 缺失]
【分发状态】
□ 董事总数：[X] 人
□ 已签收：[X] 人
□ 未签收：[X] 人（详见下表）
【未签收追踪】
| 董事 | 分发时间 | 跟进时间 | 未签收原因 | 预计解决 |
|------|---------|---------|-----------|---------|
| [董事A] | [时间] | [时间] | [原因] | [时间] |
【分发合规检查】
□ 提前 [X] 天分发：[✅ 合规（实际 [X] 天）/ ⚠️ 延迟 [X] 天]
□ 材料保密措施：[✅ 已执行 / ⚠️ 需改进]
□ 版本控制：[✅ 已记录 / 🔴 有版本混乱]
□ 分发记录归档：[✅ 已归档 / ⚠️ 待归档]
【分发记录存档】
□ 存档位置：[路径]
□ 存档状态：[✅ 已完成 / ⏳ 待完成]
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置信度：[✅ 高 / ⚠️ 中 / 🔴 低]
分发状态：[✅ 全部签收 / ⚠️ X 人待签收 / 🔴 存在分发问题]
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Escalation Trigger Conditions
- A director still has not confirmed receipt of materials [X] days before the meeting
- A major error is discovered after distribution and the materials must be remade and redistributed
- A director raises concerns about the confidentiality of the materials
- Courier materials are lost or damaged
- Materials must be temporarily supplemented or replaced (emergency redistribution process)
- Material versions become chaotic (multiple versions in parallel)
Finance Skills — board-material-distribution atomic skill