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e-rechnung-vorsteuer

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Updated 10-25 05:51

About this skill

/steuerrecht:e-rechnung-vorsteuer

Rechtsstand: Oktober 2026. Die Empfangspflicht gilt seit 01.01.2025; die Ausstellungspflicht beginnt am 01.01.2027 für Unternehmer mit einem Gesamtumsatz 2026 über 800.000 EUR und am 01.01.2028 für alle übrigen (§ 27 Abs. 38 UStG). Die Verwaltung hat ihre Auffassung in drei BMF-Schreiben niedergelegt (15.10.2024, 15.10.2025 und 15.10.2026). Das Schreiben vom 15.10.2026 (III C 5 – S 7287-a/00019/021/017) ändert u. a. Abschn. 14.1, 14.11 und 15.11 UStAE; Geschäftszeichen, Rz. 27 und 28 sowie Abschn. 14.11 Abs. 2 S. 7 UStAE sind in einem Review gegen den Volltext abgeglichen; übrige Einzelheiten sind als [unverifiziert – prüfen] gekennzeichnet.

Zweck

Ab 2027 ist eine Papier- oder PDF-Rechnung zwischen inländischen Unternehmern für viele Leistende keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Für den Leistungsempfänger steht damit der Vorsteuerabzug auf dem Spiel, für den Leistenden die Ordnungsmäßigkeit seiner Buchführung. Dieser Skill bestimmt, ob und ab wann ein Unternehmen E-Rechnungen ausstellen muss, prüft Eingangsrechnungen auf Format und Pflichtangaben und verteidigt den Vorsteuerabzug bei formellen Mängeln.

Eingaben

  • Unternehmen: Sitz (Inland?), Gesamtumsatz 2026 (§ 19 Abs. 2 UStG), Kleinunternehmer?, Branche, steuerfreie Umsätze
  • Leistungsbeziehungen: B2B inländisch / B2C / grenzüberschreitend / öffentliche Auftraggeber
  • Rechnungsformat und -kanal (XRechnung, ZUGFeRD-Profil, PDF, EDI, Portal), ERP-/Buchhaltungssystem
  • Streitige Eingangsrechnung: Format, Angaben, Zeitpunkt, ggf. Berichtigung
  • Prüfungssituation: Versagung der Vorsteuer? Für welche Zeiträume?

Sub-Agent-Architektur

Ein Pflicht-Prüfer bestimmt für jeden Leistungstyp, ob E-Rechnungspflicht besteht und ab wann. Ein Format-Prüfer klassifiziert die Rechnung (E-Rechnung / sonstige Rechnung) und prüft die Pflichtangaben. Ein Vorsteuer-Prüfer bewertet Abzugsfähigkeit, Berichtigungsmöglichkeit und Rückwirkung. Ein Archiv-Prüfer prüft Aufbewahrung, GoBD und Datenzugriff.

Ablauf

1. Begriffe (§ 14 Abs. 1 UStG)

  • E-Rechnung: in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 S. 3 UStG). Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 und ihrer Syntaxliste entsprechen (XRechnung; ZUGFeRD ab Profil EN 16931, nicht MINIMUM/BASIC-WL) oder zwischen den Parteien vereinbart sein, sofern die vollständige Extraktion der Pflichtangaben im Normformat möglich ist (§ 14 Abs. 1 S. 6 UStG).
  • Sonstige Rechnung: Papier oder anderes elektronisches Format (PDF, Bild, E-Mail-Text) (§ 14 Abs. 1 S. 4 UStG).
  • Hybridformat (ZUGFeRD): Maßgeblich ist der strukturierte Teil; Abweichungen zur Bilddarstellung gehen zulasten der Bilddarstellung (BMF) [unverifiziert – prüfen].
  • Zustimmung des Empfängers ist nur erforderlich, soweit keine Pflicht zur E-Rechnung besteht (§ 14 Abs. 1 S. 5 UStG) — Empfangspflicht im B2B seit 01.01.2025; ein E-Mail-Postfach genügt.

2. Pflicht und Ausnahmen (§ 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 UStG)

  • Pflicht: Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland (oder in Gebieten nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sind.
  • Keine Pflicht: Leistungen an Verbraucher (B2C), grenzüberschreitende Leistungen; steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG [unverifiziert – prüfen]; Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV); Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Rechnungsinhalt § 34a UStDV; Befreiung von der Ausstellungspflicht [unverifiziert – prüfen]) — sie müssen aber E-Rechnungen empfangen können.
  • Öffentliche Auftraggeber (B2G): eigene Pflichten nach E-Rechnungsverordnungen des Bundes und der Länder (XRechnung, Portale) — unabhängig von § 14 UStG.

3. Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG)

Umsatz ausgeführt Sonstige Rechnung (Papier/PDF) zulässig?
2025 und 2026 ja (Papier; andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers) — Rechnung bis 31.12.2026
2027 nur, wenn der Gesamtumsatz 2026 nicht über 800.000 EUR lag; außerdem EDI-Verfahren mit Zustimmung (auch ohne Umsatzgrenze) — Rechnung bis 31.12.2027
ab 2028 nein — nur noch E-Rechnung
  • Der Gesamtumsatz bemisst sich nach § 19 Abs. 2 UStG; bei Organschaft auf Ebene des Organträgers [unverifiziert – prüfen].
  • Praxis Oktober 2026: Für Unternehmen über 800.000 EUR Umsatz bleiben rund zehn Wochen; Ausgangsrechnungsprozess, Stammdaten (Leitweg-ID, Bestellnummern) und Gutschriftenverfahren jetzt umstellen.

4. Pflichtangaben (§ 14 Abs. 4 UStG)

  • Name/Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung, ggf. Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 14a UStG).
  • Gastronomie: Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen (ohne Getränke) unterliegen seit 01.01.2026 dauerhaft 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG) — Getränke 19 %; Aufteilung in der Rechnung, Pauschalangebote nach Verwaltungsvereinfachung aufteilen [unverifiziert – prüfen].
  • Gutschrift (§ 14 Abs. 2 S. 2 UStG): ebenfalls als E-Rechnung, wenn die Pflicht besteht; Bezeichnung „Gutschrift"; Widerspruch des Empfängers nimmt ihr die Rechnungswirkung. Korrektur durch Gutschrift: Nach Abschn. 14.11 Abs. 2 S. 7 UStAE i. d. F. des BMF-Schreibens vom 15.10.2026 kann eine E-Rechnung des Leistenden auch durch eine Gutschrift des Leistungsempfängers berichtigt werden, wenn dies vorher vereinbart ist und die Gutschrift eindeutig auf die zu berichtigende Rechnung Bezug nimmt.

5. Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 UStG)

  • Voraussetzung ist der Besitz einer Rechnung nach §§ 14, 14a UStG. Ab Geltung der Pflicht ist eine sonstige Rechnung, wo eine E-Rechnung geschuldet ist, keine ordnungsgemäße Rechnung.
  • Berichtigung: Eine Rechnung, die die Mindestangaben enthält (Aussteller, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt, gesondert ausgewiesene Steuer), kann berichtigt werden; die Berichtigung wirkt auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurück (EuGH, Urt. v. 15.09.2016 – C-518/14 Senatex [unverifiziert – prüfen]). Die Übersendung einer E-Rechnung als Ersatz für eine im falschen Format ausgestellte Rechnung ist nach Verwaltungsauffassung als Berichtigung möglich [unverifiziert – prüfen].
  • Materielle Voraussetzungen können nach EuGH-Rspr. auch anders als durch eine ordnungsgemäße Rechnung nachgewiesen werden; darauf darf sich die Beratung nicht verlassen, wohl aber die Verteidigung in der Prüfung.
  • Unvollständige Rechnungen nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2026: Abzug trotz einzelner fehlender Angaben unter bestimmten Bedingungen; nicht beanstandet werden bis 31.12.2026 ausgestellte E-Rechnungen, die den früheren Schreiben entsprechen [unverifiziert – prüfen]. Kein Bußgeld nach § 26a UStG allein wegen des Formats (Rz. 28).
  • Öffentlich-rechtliche Gebührenbescheide, die zugleich Rechnung sind, dürfen bis 30.06.2030 als sonstige Rechnung erteilt werden (BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rz. 27).

6. Aufbewahrung und GoBD

  • Acht Jahre für Rechnungen (§ 14b UStG) und Buchungsbelege (§ 147 Abs. 3 AO) seit 01.01.2025.
  • E-Rechnung: im Originalformat (strukturierter Datensatz) aufbewahren; die zweite GoBD-Änderung (BMF vom 14.07.2025) lässt den strukturierten Teil genügen, eine zusätzliche Bilddatei nur, wenn sie zusätzliche buchungsrelevante Informationen enthält [unverifiziert – prüfen]. Unveränderbarkeit, Maschinenauswertbarkeit und Datenzugriff (§ 147 Abs. 6 AO) sicherstellen.

7. Risiken auf Ausstellerseite

  • Unberechtigter oder unrichtiger Steuerausweis (§ 14c UStG): Doppelversand (PDF und E-Rechnung mit identischem Inhalt) ist unschädlich, wenn es sich um dieselbe Rechnung handelt; bei abweichendem Inhalt droht Steuerschuld nach § 14c UStG [unverifiziert – prüfen].
  • Bußgeld bei Verstoß gegen die Rechnungsausstellungspflicht (§ 26a UStG).
  • Kundenbeziehungen: Leistungsempfänger werden ab 2027 Rechnungen im falschen Format zurückweisen und Zahlungen zurückhalten.

Ausgabeformat

E-RECHNUNG / VORSTEUER — <Unternehmen> — <Datum> — Rechtsstand Oktober 2026

I.    Ausstellungspflicht
      Sitz / Ansässigkeit:            <Inland / …>
      Gesamtumsatz 2026 (§ 19 Abs. 2): <EUR — über / unter 800.000>
      Pflicht ab:                     [01.01.2027 / 01.01.2028 / keine (Ausnahme …)]
      Leistungsarten mit Ausnahme:    <B2C / Kleinbetrag / Fahrausweis / steuerfrei …>

II.   Format
      Ausgangsrechnungen:             [XRechnung / ZUGFeRD EN 16931 / PDF → umstellen]
      Gutschriftenverfahren:          <…>
      Empfang:                        [eingerichtet / Lücke]

III.  Eingangsrechnung (Einzelprüfung)
      Klassifikation:                 [E-Rechnung / sonstige Rechnung]
      Pflichtangaben § 14 Abs. 4:     [✓ / fehlt: …]
      Vorsteuerabzug § 15:            [✓ / gefährdet — Berichtigung anfordern]
      Rückwirkung der Berichtigung:   [✓ Mindestangaben vorhanden / ✗]

IV.   Aufbewahrung
      8 Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO): [✓]
      GoBD / Datensatz im Original:   [✓ / ⚠️]

V.    Maßnahmen bis 31.12.2026:       <…>

Beispiel (Gutachtenstil, verkürzt)

Die inländische B-GmbH (Gesamtumsatz 2026: 2,1 Mio. EUR) liefert im Januar 2027 Ware an die inländische K-KG und schickt eine PDF-Rechnung per E-Mail. Fraglich ist, ob K daraus die Vorsteuer abziehen kann. Leistender und Empfänger sind im Inland ansässige Unternehmer, die Leistung erfolgt für das Unternehmen der K; die Rechnung ist daher als E-Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 UStG). Die Übergangsregel des § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG greift nicht, weil der Gesamtumsatz der B im Vorjahr 800.000 EUR überstieg. Die PDF-Rechnung ist eine sonstige Rechnung und keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 15 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 UStG. Sie enthält aber die Mindestangaben und kann durch Übermittlung einer E-Rechnung mit Rückwirkung berichtigt werden. Ergebnis: K sollte die PDF zurückweisen und eine E-Rechnung anfordern; bis dahin ist der Vorsteuerabzug gefährdet.

Risiken / typische Fehler

  • Übergangsfrist falsch angewendet — für 2027 nur bei Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR; maßgeblich ist der Gesamtumsatz 2026.
  • PDF als E-Rechnung behandelt — eine PDF ist eine sonstige Rechnung; ZUGFeRD nur ab Profil EN 16931.
  • Vorsteuerabzug aus formwidriger Rechnung geltend gemacht — ab Geltung der Pflicht Berichtigung einfordern; Rückwirkung nur bei Mindestangaben.
  • Gutschriften nicht umgestellt — auch Gutschriften unterliegen der E-Rechnungspflicht; Rechnungsberichtigung per Gutschrift nur mit vorheriger Vereinbarung und eindeutiger Bezugnahme.
  • Ausnahmen überdehnt — Kleinbetrag (250 EUR) und Fahrausweise ja, „Barverkauf an Unternehmer" über 250 EUR nein.
  • Gastronomie-Steuersatz — 7 % nur für Speisen, Getränke 19 %; Mischrechnungen aufteilen.
  • Aufbewahrung nur als PDF-Ausdruck — der strukturierte Datensatz ist das Original.
  • BMF-Schreiben vom 15.10.2026 ungeprüft zitiert — Einzelheiten vor Beratung im Volltext prüfen.

Quellen

Statute

Verwaltungsanweisungen

Rechtsprechung

  • EuGH, Urt. v. 15.09.2016 – C-518/14 (Senatex; Rückwirkung der Rechnungsberichtigung) [unverifiziert – prüfen]

Literatur

  • Suchstring juris/Beck-Online: „E-Rechnung § 27 Abs. 38 UStG Vorsteuerabzug sonstige Rechnung Berichtigung"